Work From Home lagi, 5 Hal yang Harus Dipersiapkan Perusahaan Bagi Karyawan Tentukan Sistem Kerja

TRIBUNJABAR.ID - Masih tingginya potensi penyebaran Covid-19 membuat sistem work from home dirasa menjadi solusi paling efektif agar operasional perusahaan tetap bisa berjalan.

Tentu bekerja dengan jarak jauh memiliki kendala-kendala teknis yang bisa menghambat pekerjaan karyawan.

Tapi jika perusahaan mampu menyusunan sistem kerja yang efisien selama work from home berjalan,  seluruh masalah tersebut bisa teratasi.

Perusahaan harus bisa adaptif terhadap kondisi seperti apapun.

• Orang Berusia 26-35 Tahun Menjadi Pemilih Terbanyak dalam Pilkada Kabupaten Sukabumi 2020

Dengan begitu karyawan pun dapat menjalankan setiap tugasnya dengan mudah dan tanpa merasa bingung.

Berikut 5 hal yang harus dipersiapkan perusahaan saat akan menerapkan work from home bagi para karyawannya.

Susun Prosedur work from home yang Jelas

Bekerja dari rumah tentu berbeda dari sistem kerja yang biasanya.

Jarak yang berjauhan menyulitkan kontrol dan pengawasan bagi perusahaan.

Karyawan pun bisa jadi mengalami kebingungan dalam mengerjakan tugasnya.

Oleh karena itu pastikan prosedur bekerja selama di rumah sudah jelas.

Prosedur ini meliputi jam kerja, target pekerjaan, alur koordinasi, sistem komunikasi, sistem pelaporan hasil kerja dan lain sebagainya.

Perusahaan bisa membuat regulasi dan SOP (Standard Operasional Procedure) khusus untuk masa work from home.

Tentukan Metode Komunikasi yang  Efektif

Salah satu hal yang pasti dikhawatirkan selama work from home ialah bagaimana agar komunikasi tetap bisa efektif dan meminimalisir miss komunikasi.

Pilih aplikasi apa saja yang akan digunakan untuk jalur komunikasi, pengiriman hasil kerja, juga evaluasi. 

Mengoptimalkan beberapa aplikasi yang dirasa mudah dan cocok untuk dipakai dalam pekerjaan.

Misalnya Whatsapp untuk aplikasi pesan dan group chat, Google Drive untuk pengiriman dan sharing dokumen, dan Zoom untuk kebutuhan meeting.

• DIBUKA! Lowongan Kerja Calon Perwira Prajurit TNI 2020 Besar-besaran, Cek Syarat dan Daftar di Sini

• Kabar Baik, Lowongan Kerja Terbaru BUMN di Bank BNI untuk Lulusan SMA/SMK dan D3, Daftar di Sini

Gunakan Apikasi HRIS (Human Resources Information System)

Ada beberapa perusahaan  yang memberlakukan jam kerja di rumah sama dengan jam kerja di kantor, misalnya dari jam 8 pagi sampai 4 sore.

Ini menjadi PR tersendiri buat bagian HRD untuk mencari cara bagaimana agar bisa tetap mendata absensi dan monitoring karyawan.

Supaya lebih mudah sebaiknya perusahaan menggunakan aplikasi HRIS (Human Resources Information System).

Misalnya aplikasi Payrollbozz yang bisa digunakan untuk berbagai macam kebutuhan tim HRD dari mulai, pengolahan waktu kehadiran karyawan, penjadwalan, pengelolaan absensi, penggajian, perekrutan, analisis kinerja, dan hubungan ketenagakerjaan lainnya di dalam perusahaan.

Menurut CEO Payrollbozz.com Jimmy Chandra, aplikasi HRIS banyak digunakan di perusahaan-perusahaan maju dan berkembang karena terbukti lebih fleksibel, dapat meningkatkan produktivitas karyawan dan juga efisiensi dalam urusan adminstrasi.

• Viral Odading Mang Oleh, Ini Lho Lika-liku Usaha Dia, Ternyata Harganya Tak Naik Sejak 5 Tahun Lalu

Tetapkan target dan fokus pada hasil

Meski perusahaan sudah menentukan jam kerja sama seperti di kantor tapi tetap yang namanya bekerja dari rumah membuat sebagian orang  menganut flexible hours working.

Ada beberapa perusahaan yang juga menerapkan sistem yang serupa.

Dimana lebih banyak berorientasi pada penyelesain pekerjaan, sedangkan untuk waktu bekerja bisa karyawan sesuaikan sendiri.

Mau bagaimanapun sistemnya, menentukan target yang jelas dan terukur adalah suatu keharusan.

Perusahaan bisa membuat Key Performance Indikator (KPI) untuk setiap divisi. Fleksibilitas dalam pengawasan proses kerja akan meringankan beban setiap karyawan, karena bisa jadi jam kerja selama di rumah justru lebih banyak dari yang biasanya.

Misalnya ada yang baru bisa menyelesaikan tugas kantor saat malam hari karena harus menemani anaknya belajar di pagi hari.

Fasilitasi karyawan dengan alat penunjang

Tidak seperti di kantor, alat penunjang untuk setiap karyawan bekerja di rumah cukup terbatas. Mereka pasti memaksimalkan tools yang mereka miliki pribadi.

Tentunya ini akan mempersulit para karyawan mengerjakan tugasnya dan menghambat operasional perusahaan juga.

Jadi ada baiknya perusahaan bisa memberikan fasilitas yang memadai dan fungsional untuk karyawan sesuai dengan kebutuhan pada divisi.

Misalnya membolehkan karyawan membawa ke rumah beberapa barang inventaris kantor seperti laptop, smarthphone, tab.

Membeli aplikasi yang mempermudah kerja masing-masing divisi dan memberikan kompensasi untuk pulsa dan paket data.